ビジネスブログでホームページ制作スタッフのブログ

以前「私のスケジュール管理法」というタイトルで、私が編み出した仕事のタスク管理方法（というと何やらスゴい感じですが、実はただのノート…）をご紹介しました。

仕事上で必要不可欠だけど、面倒なのがメールチェックとその対応。
今回は私なりの「メール整理術」を恥ずかしながらご紹介。
新人スタッフさんなどは、まず膨大なメール対応に時間をとられて焦ってしまう、というパターンも多いようなので（私もそうでした）、ちょっと参考にでもなれば…と思います。

まず、朝イチにメールの受信を行うのですが、ありがちな大量の迷惑メールが入ってきます。
自動的にフォルダに振り分けるルールなどを設定しまくったこともありましたが、きりがないので最近は止めました。

私は受信トレイの中に、自分関連のメールを保存するフォルダを、３つ作成しています。
（１）課題
（２）確認中
（３）済み

まずざっと件名と本文をプレビュー画面で確認し、自分に関係があるものはとりあえず（１）の課題フォルダに放り込みます。（詳しい内容確認はあと）

メール全体をチェックし終わったら、（１）のメール内容を詳しく確認します。
（１）には、新しく発生する仕事依頼のメール、既に手をつけた仕事で送ったメールの返信、その２種類が混在しています。
内容を読んで、既に手をつけた仕事が解決・完了したと判断した場合、そのメールは（３）に移動します。
新しい仕事依頼の場合は、自分のスケジュールに組み込みます。

（２）には、受信メールではなく、自分が他の方に送ったメール（確認依頼や報告）を入れておきます。
つまり、（１）に入ったメールに関して作業を行ったら、先方に確認依頼や報告のメールを出しますので、そのメールを入れるのです。
そうすると、その案件は次のステージに移ったことになりますので、（１）のメールは（３）に移動します。

つまり、常に
（１）にやるべき仕事のメール
（２）は作業して返答待ちの状態のメール
が入っていますので、これがなるべく速やかに（３）に移動するのが理想です。
スケジュール管理と並行して、このようにメール管理することで、見落としも少なくなります。…たぶん。

文章だとちょっとわかりづらいかもしれませんね。あくまで参考まで。
私のようなフォルダ分けは面倒だと感じる人もいると思います。
対応しなければいけないメールは未読に戻す、とりあえず全部紙に出すなど、メール整理にも人それぞれの工夫があるようです。
スケジュール管理と同じく、自分に合ったやり方を追求するのが一番だと思いますので、まずはいろいろ試してみては？
私はこんなメール整理法をやってるよ！という方、ぜひ教えてください。私もこのまま凝り固まらず、バージョンアップを目指します！

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